Membuka sebuah kantor entah itu kantor baru atau kantor cabang tentu sebaiknya tidak dilakukan dengan sembarangan. Pasalnya, ada sejumlah persiapan kantor baru yang benar-benar harus diperhatikan guna mendukung proses kerja awalnya nanti. Anda dapat menyimak ulasan persiapan kantor baru bawah ini untuk mendapatkan gambarannya.
Persiapan Membangun Kantor Baru
Persiapan kantor baru itu banyak dan mungkin merepotkan, namun jika ini Anda abaikan, maka bisnis Anda sendirilah yang akan mengalami hambatan nantinya. Memang hambatan-hambatan seperti ini adalah suatu hal yang biasa terjadi, tapi tetap saja Anda tidak menginginkannya bukan? Karenanya, segera siapkan berbagai hal di bawah ini dengan baik sebelum Anda memulai pembangunan kantor.
Lokasi
Yang pertama adalah lokasi. Sudah tidak bisa dipungkiri lagi bahwa lokasi juga turut menentukan berkembang tidaknya suatu usaha. Karenanya, jika Anda menyiapkan lokasi ini, pastikan bahwa lokasi tersebut adalah lokasi yang strategis, yang mudah dijangkau serta dekat dengan keramaian.
Desain
Selain lokasi, persiapan kantor baru yang juga sebaiknya tidak luput dari perhatian ialah desain. Kantor yang didesain dengan baik tentu akan membawa dampak yang baik pula bagi orang-orang yang bekerja di dalamnya. Atas dasar hal tersebut, sudah benar kiranya jika Anda membuat desain kantor dan ruangannya ini dengan sebaik mungkin. Atau kalau Anda tidak mempunyai kemampuan dalam hal ini, Anda bisa menyerahkannya kepada ahlinya.
Izin Legalitas Usaha
Legalitas usaha adalah sesuatu yang perlu Anda persiapkan juga supaya ke depannya nanti kantor tidak mendapat masalah hukum. Dengan adanya legalitas ini pula, Anda tidak perlu waswas atau khawatir saat menjalankan berbagai aktifitas di dalam kantor tersebut.
Yang Harus Dihindari Saat Membangun Kantor
Selain ada sejumlah persiapan pembukaan kantor baru yang perlu diperhatikan, ada juga beberapa hal yang terlarang dan tidak boleh Anda lakukan. Beberapa hal tersebut disinyalir akan memberikan masalah bagi kantor baru Anda sehingga sebisa mungkin Anda harus menghindarinya. Beberapa hal yang tidak boleh Anda lakukan saat membangun kantor tersebut ialah sebagai berikut.
Terburu-Buru Memilih Lokasi
Yang pertama masih berkaitan dengan lokasi. Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, pemilihan lokasi kantor ini sangat penting demi keberlangsungan sekaligus kemajuan usaha yang dijalankan. Karenanya, Anda jangan terburu-buru memilihnya sekalipun Anda hanya ingin membuka kantor cabang di sana. Pastikan Anda mengetahui untung ruginya suatu lokasi untuk usaha Anda, kemudian pilih salah satunya yang paling tepat.
Baca juga: Tempat Jual Barang Bekas Kantor dengan Harga Tinggi
Tidak Memperhitungkan Pengeluaran
Kesalahan lain yang juga perlu Anda hindari saat melakukan persiapan kantor baru ialah tidak memperhitungkan pengeluaran yang lebih besar. Maksudnya adalah dalam membangun kantor, biaya yang Anda perlukan itu tidak hanya seputar pembelian tanah, pembelian material, gaji kontraktor dan biaya-biaya lain yang nampak terlihat dengan jelas. Tetapi ada juga hal-hal lain yang mungkin tidak pernah Anda duga terjadi sehingga Anda pun harus mengeluarkan biaya tambahan. Seharusnya memang biaya tambahan ini juga dimasukkan dalam perhitungan supaya ketika nanti terjadi hal-hal yang tak diinginkan, Anda tidak terlalu pusing dibuatnya.
Cuek Terhadap Warga Sekitar
Bersikap tidak peduli terhadap warga sekitar juga termasuk kesalahan besar yang sangat tidak boleh Anda lakukan. Saat Anda membangun kantor tersebut, tentu ada banyak warga yang bertempat tinggal di sekitar bukan? Nah, sekarang coba pikirkan apakah keberadaan kantor yang baru dibangun ini mengganggu mereka atau tidak. Kemudian pikirkan juga apa yang kira-kira bisa Anda berikan kepada para warga tersebut mengingat sekarang mereka sudah menjadi ‘tetangga’ bagi Anda.
Perlengkapan Wajib Kantor Baru
Persiapan kantor itu tidak melulu soal pembelian lahan dan pembangunannya saja, tetapi juga mencakup berbagai perlengkapan yang harus ada di dalamnya. Ini juga merupakan suatu hal yang sangat penting karena kantor Anda tidak akan pernah bisa difungsikan sesuai dengan keinginan jika tidak ada perlengkapan-perlengkapan yang dimaksud.
Perlengkapan kantor ini macam-macam sehingga untuk mempermudah, silahkan Anda buat list perlengkapan kantor baru. Nantinya, Anda dapat menjadikan list tersebut sebagai pedoman saat berbelanja. Diantara perlengkapan-perlengkapan yang harus ada di kantor Anda ialah sebagai berikut.
Furniture
Sebenarnya Anda bisa saja membiarkan diri Anda sendiri dan karyawan bekerja di atas lantai secara langsung. Namun tentu hal ini akan terasa sangat tidak nyaman sekali sehingga Anda memerlukan furniture. Furniture ini bisa macam-macam mulai dari meja dan kursi, lemari, papan tulis dan lain sebagainya. Tidak perlu membeli furniture terlalu banyak, asalkan kebutuhan dalam kantor sudah terpenuhi itu sudah cukup.
Alat Elektronik
Alat elektronik juga sebaiknya Anda masukkan dalam perlengkapan persiapan kantor baru. Fungsinya apa? Tentu saja untuk membantu aktifitas kerja Anda dan karyawan nantinya. Misalnya mesin fotokopi, alat scanner, printer, mesin fax, komputer dan lain-lain.
Baca juga: Rekomendasi 6 Laptop Kantor Harga 3 Jutaan untuk Menunjang Pekerjaan
Telepon
Perlengkapan yang lainnya ialah telepon. Mau usaha Anda itu besar atau kecil, tetap telepon ini harus ada di kantor, karena alat inilah yang nantinya akan mempermudah Anda untuk melakukan komunikasi, baik dengan kantor lain, konsumen atau pihak-pihak manapun yang masih berkepentingan.
Akses Internet
Penyediaan akses internet juga harus Anda lakukan. Pasalnya, internet ini akan sangat membantu sekali dalam melancarkan pekerjaan. Saat ini provider-provider sudah menyediakan paket-paket khusus yang dapat Anda pilih untuk kepentingan ini.
ATK yang Harus Disiapkan di Kantor
Jika berbicara soal persiapan kantor baru, maka ATK juga harus termasuk di dalamnya. ATK yang dimaksud ialah Alat Tulis Kantor yang biasanya terdiri atas buku, pulpen, spidol, pensil, kalender, map, amplop, kertas dan lain-lain.
Persiapan kantor baru di atas penting untuk Anda perhatikan supaya kantor impian dapat segera difungsikan. Ingat, hindari berbagai kesalahan yang telah disebutkan sebelumnya dan perhitungkan pengadaan perlengkapan kantor dengan baik agar Anda tidak rugi karena telah membelinya.